Рекомендации по подготовке доклада для конференции

Доклад — это выступление, сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору доклада. Эффективный доклад, как правило, заранее спланированный, хорошо организован и предназначен для определенной аудитории. Ниже приведены этапы подготовки доклада.

1. Определение цели доклада

Цель помогает определить форму, содержание и стиль доклада, а также уровень взаимодействия аудитории с докладчиком. Это может быть, например:

• усиление массированной рекламной кампании, которая должна вскоре начаться;
• привлечение новых клиентов;
• формирование имиджа в деловой среде;
• привлечение новых партнеров, — поставщиков, потребителей, инвесторов.

2. Определение целевой аудитории

При подготовке доклада ориентируйтесь на целевую аудиторию. Вы должны постараться учесть следующие данные о Ваших слушателях: профессия, образование, занимаемая должность, возраст, пол, отношение к теме презентации, знание предмета презентации, поведенческие качества. Все эти факторы помогут Вам определить основную сферу интересов аудитории и подготовить презентацию специально для этих слушателей.

3. Содержание доклада

Содержание доклада должно соответствовать поставленным задачам и целям. Доклад должен быть интересным, актуальным, новым и нести практическую полезность. Для этого Вам необходимо ответить на такие вопросы:

• Почему сегодня нужно говорить именно об этом?
• Почему это должны слушать специалисты?
• В чем заключается новизна темы? (Возможно, эта тема достаточно банальная и существует множество аналогов и предшественников в этом направлении?).

Стоит заметить, что новизна и актуальность - разные вещи. Новизна характеризует насколько ново содержание выступления по сравнению с существующими аналогами, а актуальность - насколько оно сейчас нужно. Но если и не ново, и не актуально - нужно ли кому-то такое выступление?

Придерживайтесь выбранной темы доклада – слушатели пришли послушать заявленные темы в конференции.

Доклад должен соответствовать тематике конференции.

Также, доклад не должен становится рекламой или перечнем услуг докладчика, ведь конференция - это доклады с содержанием полезной информации для слушателей и профессиональное общение. Проверено неоднократно: качественный и полезный доклад – лучшая реклама докладчика и его фирмы.

Приветствуются конкретные и убедительные примеры из практики автора.

4. Выводы

Необходимо обязательно сформулировать раздел «Выводы», который должен состоять не из одного, а из ряда логически связанных пунктов отвечающие на вопросы:

• Что новое предлагает докладчик?
• Что полезное предлагает докладчик: что он советует делать, и что – наоборот – рекомендует не делать?

Решите, на что следует обратить внимание слушателей; придумайте, что сделать, чтобы они действительно это отметили и запомнили, ведь выводы – это последнее, что слушатель запомнит по окончанию Вашего выступления.

5. Раздаточные материалы

Лучше всего оставлять слушателям что-нибудь на память: конспект доклада или диск с презентацией. Во-первых, у гостей останется доказательство Ваших слов, а это повышает доверие. Во-вторых, уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое.

При этом раздаточные материалы не должны полностью дублировать текст доклада. Слушатель должен иметь возможность записывать (примеры, дополнения, подробности, свои мысли…), а не только пассивно впитывать материал. Одна из целей любого выступления - чтобы что-то из сказанного осталось в голове слушателей. А для этого необходимо задействовать как можно больше видов памяти. Гигантской практикой образования доказано: материал усваивается лучше, если зрительная и слуховая память подкрепляются моторной.

5. Практические советы

Использование текста. Текст доклада, как правило, необходимо и целесообразно готовить заранее. Его использование не запрещается, однако читать доклад нежелательно. Вы можете утратить логику изложения, рискуете потерять контакт с аудиторией. Есть и другая крайность: текст выучивают наизусть и затем читают, как стихотворение, используя, в том числе, художественные приемы. Такая форма подачи также плохо подходит для доклада.

Оптимальным представляется вариант, когда у докладчика на руках имеется план-конспект доклада. Это придает определенную уверенность и позволяет докладчику излагать материал последовательно, не пропустить существенных моментов в сообщении.

Подготовка к докладу. Если Вы хотите произвести хорошее впечатление, Вам необходимо знать свою презентацию. Постарайтесь прорепетировать доклад и по возможности использовать все необходимые приспособления (проектор, лазерная указка, дистанционная мышь и микрофон, полностью пройдите презентацию). Соблюдайте регламент.

Распределение времени. Рекомендуется доклад распределять по времени в таком процентном соотношении:
Вступление - 12–15 % от предоставленного Вам времени
Основная часть – 60 %
Заключение – около 10 %
Вопросы от аудитории – 10 %
Запас времени на непредвиденный случай - 5 %
Приходите на презентацию заранее. Тогда Вы сможете пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Нет ничего хуже, чем опаздывающий докладчик.

При подготовке материала использовалась информация с источников:
www.www.triz-chance.ru
www.treko.ru
www.dialog-it.ru
www.elitarium.ru
www.myrmex.ru